Polityka Prywatności

1. Administrator Danych Osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Salon Fryzjerski Black&White Aleksandra Bodora z siedzibą w Radzionkowie (41-922), ul. Mikołaja Kopernika 13, NIP: 626 223 11 81, tel. +48 723 588 868. Usługi fryzjerskie świadczone są w salonie przy ul. Webera 1a/13, 41-902 Bytom. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem e-mail: kontakt@salon-bw.pl.

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Państwa dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

• Obsługa konta i rezerwacja wizyt (CRM): Umożliwienie założenia konta w systemie, zarządzanie listą wizyt, przypominanie o wizytach (SMS/e-mail) oraz umożliwienie Klientowi podglądu historii odbytych wizyt. Podstawa prawna: niezbędność do wykonania umowy o świadczenie usług elektronicznych oraz usług fryzjerskich (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Rozliczenia podatkowe: Wystawianie dowodów sprzedaży (faktury, paragony). Podstawa prawna: wypełnienie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Komunikacja i rozpatrywanie reklamacji: Odpowiadanie na zapytania Klientów oraz realizacja procesu reklamacyjnego. Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Marketing i Newsletter (za zgodą): Przesyłanie informacji o promocjach, zniżkach i nowościach. Podstawa prawna: wyraźna, dobrowolna zgoda Użytkownika wyrażana podczas rejestracji lub w ustawieniach konta (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• Bezpieczne wykonanie zabiegu: jeżeli dobrowolnie przekażą nam Państwo informacje istotne dla bezpiecznego wykonania usługi (np. o alergiach lub przeciwwskazaniach), przetwarzamy je wyłącznie w tym celu. Podstawa prawna: wyraźna zgoda wyrażona poprzez dobrowolne podanie tych informacji (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).

3. Jakie dane przetwarzamy?

Podczas rejestracji w systemie rezerwacji oraz w trakcie realizacji usług w panelu SalonBW możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• Dane konta i profilu: imię, nazwisko, nazwa wyświetlana, adres e-mail (służący też do logowania), rola konta oraz hasło przechowywane wyłącznie w postaci zahaszowanej.
• Dane kontaktowe i adresowe: numer telefonu (niezbędny do potwierdzania i przypominania o wizytach), adres, miasto i kod pocztowy.
• Dodatkowe dane profilu: data urodzenia, płeć, opis lub notatka oraz zdjęcie profilowe (awatar).
• Zgody i preferencje komunikacji: zgody RODO i na regulamin (wraz z datami), zgody marketingowe (SMS, WhatsApp, e-mail), ustawienia powiadomień w panelu oraz zapis zmian zgód.
• Historia wizyt i rezerwacji: terminy, wybrane usługi, przypisany pracownik, statusy, kwoty, metody płatności, rabaty i napiwki.
• Notatki, zalecenia i receptury: notatki do wizyt, zalecenia pozabiegowe oraz formuły i receptury (np. koloryzacji) tworzące historię zabiegów w profilu Klienta — w tym dobrowolnie podane informacje o alergiach lub przeciwwskazaniach do zabiegów.
• Wiadomości i opinie: wątki wiadomości między Klientem a salonem oraz oceny i komentarze do wizyt.
• Program lojalnościowy i rozliczenia: punkty, historia naliczeń, karty podarunkowe oraz dokumenty sprzedaży (faktury, paragony).
• Załączniki: zdjęcia w galerii Klienta i pliki dołączone do profilu.
• Dane techniczne, bezpieczeństwa i komunikacji: tokeny sesji i odświeżania, zapisy prób logowania, logi zdarzeń, identyfikatory subskrypcji powiadomień push oraz logi wysłanych wiadomości SMS i e-mail.
• Identyfikatory logowania zewnętrznego: identyfikator konta u dostawcy (np. Google lub Facebook), jeżeli logowanie zewnętrzne zostało powiązane z kontem (patrz punkt 4).

Podanie danych jest dobrowolne, jednakże brak podania numeru telefonu i nazwiska może uniemożliwić prawidłową weryfikację oraz rezerwację spotkania.

4. Logowanie przez Google, Facebooka lub innego dostawcę

Umożliwiamy zakładanie konta i logowanie przez dostawców zewnętrznych (Google, Facebook lub inny dostępny dostawca). W takim przypadku przy pierwszym logowaniu kopiujemy z Państwa podstawowego profilu wyłącznie: adres e-mail, imię, nazwisko oraz zdjęcie profilowe, a także zapisujemy identyfikator konta u dostawcy w celu rozpoznania przy kolejnych logowaniach.

Logowanie zewnętrzne korzysta jedynie z podstawowego zakresu profilu (np. Google: „email” i „profile”; Facebook: „email” i „public_profile”). Nie pobieramy i nie przechowujemy tokenów dostępu dostawcy, list znajomych, wiadomości prywatnych ani haseł. Podstawą prawną jest niezbędność do wykonania umowy o świadczenie usług elektronicznych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Obecna integracja z Instagramem służy wyłącznie do wyświetlania mediów z firmowego konta salon_bw i nie jest logowaniem klienta. Zasady odłączania kont zewnętrznych i usuwania danych opisujemy w osobnej Instrukcji usuwania danych (/data-deletion).

5. Dane osób zapisywanych na wizytę telefonicznie lub na miejscu

Jeżeli wizyta jest umawiana telefonicznie lub osobiście w Salonie, personel może wprowadzić do systemu CRM podstawowe dane potrzebne do obsługi rezerwacji: imię i nazwisko, numer telefonu oraz — opcjonalnie — adres e-mail i notatki dotyczące usługi. Dane te przetwarzamy na tych samych zasadach, co dane kont zakładanych samodzielnie (podstawa prawna: niezbędność do wykonania umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a niniejsza Polityka pełni wobec tych osób funkcję informacyjną zgodnie z art. 14 RODO. Osobom tym przysługują wszystkie prawa opisane w punkcie 8.

6. Kto jest odbiorcą Państwa danych?

Dla zapewnienia najwyższej jakości naszych usług, dane mogą być powierzane lub udostępniane wyspecjalizowanym podmiotom współpracującym z Administratorem — wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania danej usługi:

• Dostawcy usług hostingowych, na którego serwerach w Polsce działają serwis salon-bw.pl i panel klienta (obecnie MyDevil)
• Operatorowi bramki SMS (SMSAPI) oraz dostawcom usług dostarczania e-maili — do wysyłki potwierdzeń i przypomnień o wizytach
• Meta Platforms — wyłącznie jeżeli korzystają Państwo z logowania przez Facebooka lub wybrali powiadomienia WhatsApp
• Google — wyłącznie jeżeli korzystają Państwo z logowania przez Google
• Dostawcom przeglądarkowych usług powiadomień push (np. Google, Apple, Mozilla) — wyłącznie jeżeli włączą Państwo powiadomienia push
• Biuru rachunkowemu wspierającemu kwestie księgowe

Nasi partnerzy zapewniają standardy bezpieczeństwa zgodne z RODO.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady przetwarzamy dane na serwerach zlokalizowanych w Polsce. Jeżeli jednak korzystają Państwo z logowania przez Google lub Facebooka, z powiadomień WhatsApp albo z powiadomień push, dane niezbędne do działania tych usług mogą być przekazywane przez ich dostawców (Google, Meta) do państw trzecich, w tym do USA.

Takie przekazanie odbywa się na podstawie zabezpieczeń przewidzianych w RODO — decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-U.S. Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych. Korzystanie z tych kanałów jest dobrowolne: konto można założyć i obsługiwać bez logowania zewnętrznego i bez tych kanałów powiadomień.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z przepisami RODO, posiadają Państwo prawo do:

• Dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania,
• Usunięcia („prawo do bycia zapomnianym") lub ograniczenia przetwarzania,
• Sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 RODO),
• Przenoszenia danych otrzymania na żądanie danych dostarczonych Administratorowi w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, jeżeli spełnione są warunki przewidziane w RODO,
• Cofnięcia każdej wyrażonej zgody (np. komunikacji marketingowej SMS/email) w dowolnym momencie w panelu użytkownika. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem,
• Wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały.

9. Okres przechowywania i usuwanie danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do świadczenia usług rezerwacji i prowadzenia konta w systemie, a po usunięciu konta — do momentu wejścia w życie przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy lub obowiązkowego czasu archiwizacji dokumentów księgowych przewidzianego przez prawo (zazwyczaj 5 lat).

Prawo do usunięcia danych nie jest bezwzględne — część danych (np. rozliczeniowych, księgowych oraz niezbędnych do obrony roszczeń) możemy zachować przez wymagany przepisami okres, po którego upływie zostaną usunięte. Usunięcie konta odłącza również powiązane logowanie zewnętrzne (Google, Facebook lub inny dostawca) i unieważnia sesje w SalonBW; nie usuwa jednak danych po stronie tych dostawców. Szczegółowy tryb usunięcia konta i danych opisuje Instrukcja usuwania danych (/data-deletion).

Dane usunięte z systemu mogą przez ograniczony czas (do około 14 dni) pozostawać w automatycznych kopiach zapasowych wykonywanych przez dostawcę hostingu, po czym są cyklicznie nadpisywane. Kopie zapasowe służą wyłącznie przywracaniu systemu po awarii i nie są wykorzystywane do bieżącego przetwarzania danych.

10. Pliki Cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies niezbędne do działania — w szczególności do utrzymania sesji logowania w panelu oraz zabezpieczenia formularzy (ochrona CSRF). Te pliki nie wymagają zgody i nie służą do śledzenia.

Analityczne pliki cookies (statystyki odwiedzin) uruchamiamy wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze zgód wyświetlanym przy pierwszej wizycie. Zgodę można w każdej chwili wycofać — zmieniając wybór w banerze lub usuwając pliki cookies w przeglądarce; odmowa lub wycofanie zgody powoduje usunięcie identyfikatorów analitycznych i nie ogranicza korzystania z serwisu.