Instrukcja usuwania danych

1. Kogo dotyczy ta instrukcja?

Instrukcja dotyczy klientów i użytkowników serwisu Salon Black & White oraz systemu rezerwacji, niezależnie od tego, w jaki sposób powstało konto — przez formularz rejestracji z adresem e-mail i hasłem, czy przez logowanie zewnętrzne (Google, Facebook lub inny dostępny dostawca). Dane osobowe klientów przetwarzamy w systemach SalonBW oraz przy pomocy podmiotów przetwarzających wskazanych w Polityce Prywatności, a przy logowaniu zewnętrznym dodatkowo w zakresie podstawowego profilu pobranego od dostawcy logowania.

Obowiązek udostępnienia tej instrukcji wynika z korzystania przez nas z usług platformy Meta — aplikacji Instagram obsługującej galerię na stronie oraz, o ile jest udostępnione, logowania przez Facebooka. Sama integracja z Instagramem służy wyłącznie do prezentacji treści z naszego firmowego konta salon_bw i nie przetwarza danych osobowych klientów; jej odrębne zasady opisujemy w punkcie 7.

2. Jakie dane przechowuje SalonBW?

W ramach konta klienta i historii korzystania z usług w panelu SalonBW możemy przechowywać następujące kategorie danych:

• Dane konta i profilu: imię, nazwisko, nazwa wyświetlana, adres e-mail, rola konta oraz hasło przechowywane wyłącznie w postaci zahaszowanej.
• Dane kontaktowe i adresowe: numer telefonu, adres, miasto i kod pocztowy.
• Dodatkowe dane profilu: data urodzenia, płeć, opis lub notatka, zdjęcie profilowe (awatar).
• Zgody i preferencje komunikacji: zgody RODO i na regulamin (wraz z datami), zgody marketingowe (SMS, WhatsApp, e-mail), ustawienia powiadomień w panelu oraz zapis zmian zgód (rejestr audytowy).
• Historia wizyt i rezerwacji: terminy, wybrane usługi, przypisany pracownik, statusy, kwoty, metody płatności, rabaty i napiwki.
• Notatki, zalecenia i receptury: notatki do wizyt, zalecenia pozabiegowe oraz formuły i receptury (np. koloryzacji) zapisane w profilu.
• Wiadomości i opinie: wątki wiadomości między klientem a salonem oraz oceny i komentarze do wizyt.
• Program lojalnościowy: punkty, historia naliczeń oraz powiązane karty podarunkowe.
• Załączniki: zdjęcia w galerii klienta i pliki dołączone do profilu.
• Dane rozliczeniowe: faktury, paragony oraz dokumentacja sprzedaży produktów.
• Dane techniczne i bezpieczeństwa: tokeny sesji i odświeżania, zapisy prób logowania, logi zdarzeń oraz identyfikatory subskrypcji powiadomień push.
• Historia komunikacji: logi wysłanych wiadomości SMS i e-mail oraz zapisy odbiorców newslettera.
• Identyfikatory logowania zewnętrznego: identyfikator konta u dostawcy (np. Google lub Facebook), jeżeli logowanie zewnętrzne zostało powiązane z kontem — szczegóły w punkcie 3.

3. Dane pobierane przy logowaniu przez Google, Facebooka lub innego dostawcę

Jeżeli logujesz się przez Google, Facebooka lub innego dostępnego dostawcę, przy pierwszym logowaniu kopiujemy z Twojego podstawowego profilu wyłącznie: adres e-mail, imię, nazwisko oraz zdjęcie profilowe. Zapisujemy też identyfikator Twojego konta u dostawcy (np. identyfikator Google lub Facebook), aby rozpoznać Cię przy kolejnych logowaniach.

Logowanie zewnętrzne korzysta jedynie z podstawowego zakresu profilu (np. Google: „email” i „profile”; Facebook: „email” i „public_profile”). Nie pobieramy i nie przechowujemy tokenów dostępu dostawcy, list znajomych, wiadomości prywatnych ani haseł.

Skopiowane dane stają się częścią Twojego konta klienta SalonBW i podlegają usunięciu na tych samych zasadach co pozostałe dane profilu (patrz punkty 4 i 5).

4. Jak złożyć żądanie usunięcia konta lub danych?

1. Wyślij wiadomość na adres kontakt@salon-bw.pl z tematem „Usunięcie konta SalonBW” albo „Usunięcie danych – Meta/Instagram”.
2. Napisz, czego dotyczy żądanie: usunięcia całego konta klienta SalonBW (niezależnie od sposobu rejestracji), wybranych danych albo odłączenia logowania Facebook/Google. Jeżeli żądanie dotyczy konta utworzonego lub połączonego za pomocą logowania zewnętrznego, wskaż tego dostawcę.
3. Podaj dane pozwalające odnaleźć konto: imię i nazwisko oraz adres e-mail lub numer telefonu użyty przy rejestracji albo logowaniu zewnętrznym. Jeżeli żądanie dotyczy integracji Meta/Instagram, możesz dodatkowo podać nazwę użytkownika Instagram.
4. Wyślij wiadomość z adresu powiązanego z kontem, jeżeli to możliwe. Możemy poprosić o dodatkowe potwierdzenie tożsamości, ale nigdy o hasło, token dostępu ani dane logowania do Google, Facebooka, Meta lub Instagram.

Napisz do nas: kontakt@salon-bw.pl

5. Co usuniemy przy usunięciu konta?

Po pozytywnej weryfikacji, w zakresie, w jakim nie mamy obowiązku dalszego przechowywania danych (patrz punkt 8), usuniemy lub zanonimizujemy:

• konto oraz dane profilu, kontaktowe i adresowe,
• zdjęcie profilowe oraz zdjęcia i pliki zapisane w Twoim profilu,
• zgody, preferencje komunikacji oraz powiązaną historię wiadomości, opinii, notatek i zaleceń,
• dane programu lojalnościowego powiązane z kontem,
• powiązanie z kontem Google, Facebooka lub innego dostawcy (odłączamy identyfikatory zewnętrzne) oraz kopie podstawowego profilu skopiowane przy logowaniu,
• ewentualne dane techniczne logowania Meta (Facebook) zapisane przez Salon Black & White. Galeria Instagram wyświetla wyłącznie nasze własne posty i nie przechowuje Twoich danych osobowych, więc nie zawiera danych klienta do usunięcia.

Usunięcie konta unieważnia również aktywne sesje oraz tokeny logowania SalonBW. Po realizacji żądania ponowne korzystanie z systemu rezerwacji wymaga założenia konta od nowa.

6. Odłączenie logowania zewnętrznego a usunięcie danych

Jeżeli logowałeś się przez Facebooka lub Google, możesz odłączyć naszą aplikację w ustawieniach swojego konta (Facebook: Ustawienia → Aplikacje i witryny; Google: Konto → Bezpieczeństwo → Połączenia z aplikacjami). Odłączenie blokuje przyszłe logowanie tym połączeniem, ale nie usuwa automatycznie odrębnego konta klienta ani danych zapisanych wcześniej w systemie SalonBW. Aby usunąć te dane, złóż żądanie opisane w punkcie 4.

Galeria Instagram korzysta z naszego własnego, firmowego konta, więc zwykły odwiedzający nie ma tu nic „podłączonego”, co mógłby odłączyć. Działa to też w drugą stronę: usunięcie konta SalonBW nie usuwa Twojego konta ani danych po stronie Google, Facebooka, Meta czy Instagrama. Tymi danymi zarządzasz bezpośrednio w ustawieniach danego dostawcy, a Salon Black & White nie może usunąć danych przechowywanych wyłącznie na serwerach tych usług.

7. Instagram — integracja galerii

Integracja z Instagramem służy wyłącznie do prezentacji na naszej stronie treści z firmowego konta salon_bw. Pobieramy z naszego konta identyfikator, typ i adres medium, miniaturę oraz podpis. Nie pobieramy liczby ani danych polubień, komentarzy, prywatnych wiadomości, kontaktów lub haseł; nie używamy też logowania przez Instagram, nie zakładamy kont klientów i nie budujemy z tej integracji profili klientów.

Galeria nie pobiera danych osób odwiedzających ani danych o interakcjach z postami. Jeżeli uważasz, że treść pochodząca z naszego konta Instagram narusza Twoje prawa, napisz do nas na adres kontakt@salon-bw.pl; zgłoszenie rozpatrzymy zgodnie z zasadami opisanymi na tej stronie.

Jeżeli w przyszłości udostępnimy logowanie przez Instagram lub innego dostawcę, zaktualizujemy tę stronę oraz Politykę Prywatności, a takie logowanie będzie objęte tymi samymi zasadami usuwania danych co pozostali dostawcy.

8. Dane, których nie możemy usunąć od razu

Prawo do usunięcia danych nie jest bezwzględne. Część informacji możemy ograniczyć i zachować przez okres wymagany przepisami, w szczególności: dane rozliczeniowe i księgowe (faktury, paragony, dokumentacja sprzedaży) przez okres wymagany prawem podatkowym, oraz dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — do czasu ich przedawnienia.

Możemy też zachować minimalny zakres danych na potrzeby przeciwdziałania nadużyciom oraz wykazania zgodności naszych działań z prawem. Jeżeli część danych musi zostać zachowana, poinformujemy o zakresie, podstawie i przewidywanym okresie dalszego przechowywania. Dane te nie będą wykorzystywane do marketingu i zostaną usunięte po upływie wymaganych okresów.

Dodatkowo dane usunięte z systemu mogą przez ograniczony czas (do około 14 dni) pozostawać w automatycznych kopiach zapasowych wykonywanych przez naszego dostawcę hostingu, po czym są cyklicznie nadpisywane. Kopie zapasowe służą wyłącznie przywracaniu systemu po awarii i nie są wykorzystywane do bieżącego przetwarzania danych.

9. Termin i potwierdzenie realizacji

Na żądanie odpowiemy bez zbędnej zwłoki, co do zasady nie później niż w ciągu jednego miesiąca od jego otrzymania i potwierdzenia tożsamości. Jeżeli sprawa jest złożona lub wpłynęło wiele żądań, termin może zostać przedłużony zgodnie z prawem; poinformujemy o tym wraz z przyczyną.

Po zakończeniu procesu wyślemy potwierdzenie realizacji. Jeżeli nie znajdziemy danych odpowiadających przekazanym informacjom albo nie będziemy mogli wykonać żądania w całości, również o tym poinformujemy.

10. Bezpieczeństwo żądania

Nie przesyłaj w żądaniu haseł, kodów jednorazowych, tokenów dostępu, danych kart płatniczych ani niezamówionych kopii dokumentów tożsamości. Poprosimy wyłącznie o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości i odnalezienia danych.

11. Administrator i prawa użytkownika

Administratorem danych jest Salon Fryzjerski Black&White Aleksandra Bodora. W sprawach dotyczących danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem kontakt@salon-bw.pl. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych, w tym o kategoriach danych i okresach ich przechowywania, znajdują się w Polityce Prywatności. Masz również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Przeczytaj Politykę Prywatności